Quatre situations, et ce que chacune ouvre tous les jours. Si aucune ne vous ressemble, la dernière section vous le dira franchement : mieux vaut le savoir maintenant qu’après trois mois d’abonnement.
De 5 à 40 voitures, un ou deux comptoirs.
Les réservations arrivent par téléphone et par WhatsApp, les contrats dorment dans un classeur, et personne ne sait dire de tête quelle voiture est libre samedi.
Un calendrier par véhicule et par catégorie. La réservation passe d’en attente à confirmée, puis devient un contrat sans que rien ne soit ressaisi — ou se solde en annulation, en non-présentation, ou en dossier terminé.
Le client ouvre un lien sur son téléphone, signe au doigt, l’agence contresigne. Le PDF part avec votre logo, votre cachet et vos identifiants légaux. Il n’a aucun compte à créer ni aucune application à installer.
Le kilométrage vient du boîtier, pas de la mémoire du client. Les niveaux de carburant au départ et au retour figurent au contrat, et l’état des lieux se sort avec ses photos.
Agences et Sociétés, vous ne les ouvrirez qu’une fois, le premier jour. Missions ne sert que si vous livrez les voitures.
Deux agences ou plus, parfois sous deux sociétés distinctes.
Casablanca et Marrakech tiennent chacune ses comptes, et les deux totaux ne se recoupent jamais en fin de mois.
Le gérant de Marrakech ne voit ni le parc ni les dossiers de Casablanca. La direction voit l’ensemble, et compare les deux dans le même tableau.
Ce n’est pas un filtre d’affichage que l’on contourne en changeant un numéro dans l’adresse : la séparation est appliquée sous les requêtes, dans la base de données elle-même.
Chaque entité légale sort ses documents sous son propre logo, ses propres coordonnées bancaires, ses propres identifiants et sa propre numérotation de factures.
Des circuits quotidiens, des chauffeurs salariés, des contrats d’entreprise.
Le ramassage part à 6 h 30, et la seule façon de savoir s’il est bien parti à l’heure, c’est d’appeler le chauffeur.
Livraison d’un véhicule, circuit à la journée, mise à disposition sur plusieurs jours : chaque mission s’affecte à un conducteur, et se suit sur la carte pendant qu’elle se déroule.
Entrée et sortie de zone déclenchent une alerte, et ces deux-là partent sur WhatsApp vers les numéros de l’agence que vous inscrivez. Une précision utile : les zones ne se dessinent pas encore dans l’application. Nous chargeons celles que vous avez déjà, ou nous les traçons avec vous à l’installation.
Elle se rattache au véhicule, au conducteur, au client et au contrat concernés — donc à la personne à qui la refacturer, sans avoir à remonter un planning trois mois après.
Réservations et Devis resteront fermés : ils sont faits pour la location à la journée.
Des véhicules de service, et aucun client à facturer.
Vingt voitures de fonction, des pleins à contrôler, et des factures d’entretien qui arrivent sans qu’on sache à quelle voiture les rattacher.
Chaque plein avec son compteur et son montant : la consommation réelle et le coût au kilomètre s’en déduisent, voiture par voiture, sans tableur intermédiaire.
La vidange se décompte sur le kilométrage remonté du boîtier, pas sur une date approximative. Visite technique et assurance se comptent au calendrier, avec leur alerte avant expiration.
Positions, trajets, heures moteur et heures d’arrêt. Excès de vitesse au seuil que vous fixez, coupure d’alimentation, batterie faible, remorquage, perte de signal.
Soyez prévenu : vous n’utiliserez que deux piliers sur cinq. Devis, Factures, Réservations et Contrats sont faits pour la location, et ils resteront fermés. À vous de juger si le suivi GPS, l’entretien et le coût au kilomètre justifient à eux seuls le logiciel entier — dites-le nous à la démonstration, il nous arrive de répondre non.
Moins que ce que l’on croit. En particulier, il n’est pas nécessaire d’équiper tout le parc avant de démarrer.
Rien à installer, ni sur votre poste, ni sur le téléphone de votre client. L’application s’ouvre sur ordinateur, sur tablette au comptoir, et sur téléphone.
Une voiture sans GPS existe quand même dans le parc : elle a sa fiche, ses contrats, ses factures et ses échéances. Le boîtier ajoute la position, le kilométrage réel et les alertes. Vous pouvez commencer avec trois voitures équipées et compléter ensuite.
Le parc et les clients s’importent depuis vos tableaux existants. Nous formons ensuite votre équipe par rôle ; la prise en main se fait en une journée.
Un logiciel qui prétend tout faire ne fait rien de précis. Voici les quatre cas où nous vous dirons d’aller voir ailleurs.
Vos clients n’ont pas de compte. Ils reçoivent un lien pour signer un devis, un contrat ou une facture, et c’est tout. Il n’y a ni portail client, ni réservation en libre-service pour le grand public.
Pas de chronotachygraphe, pas de temps de conduite au sens de la réglementation poids lourds. Le suivi est celui d’un véhicule léger.
L’atelier suit vos véhicules à vous. Un garage qui facture des réparations sur les voitures de ses clients n’y trouvera pas son compte.
Votre carnet suffit, et vous le savez déjà. Le logiciel commence à payer quand vous cessez de tout retenir de tête.
Non. Huit voitures, c’est déjà huit contrats à retrouver, huit vidanges à ne pas manquer et huit assurances à renouveler. Ce qui serait surdimensionné, c’est de vouloir tout activer le premier jour : commencez par le parc, les contrats et les échéances.
Non. Une voiture sans boîtier a sa fiche, ses contrats, ses factures et ses échéances comme les autres. Il lui manque seulement la position en direct et le kilométrage automatique — que vous saisissez alors à la main, au départ et au retour.
Non, un seul. Le véhicule de service vit dans le même parc, avec sa fiche, son suivi GPS, son entretien et ses échéances. Pour qu’il ne soit jamais proposé à la location, vous le passez en « Hors service » : il sort des disponibilités et ne peut plus être réservé. Disons-le franchement, c’est le statut qui existe aujourd’hui, pas un mode « véhicule de service » dédié — il fait le travail, mais l’intitulé n’est pas flatteur.
À deux piliers sur cinq : le pilotage GPS et l’atelier. C’est déjà le coût au kilomètre, les échéances de vidange et de visite technique, et les alertes. Les menus de location resteront fermés, et c’est à vous de dire si le compte y est.
Trente minutes, en français, avec deux ou trois de vos véhicules réels. Vous repartez avec le calcul de rentabilité de vos voitures — et avec une réponse franche si ce n’est pas pour vous.